Tetap terinformasi dengan pembaruan gratis
Cukup daftar di Kecerdasan buatan myFT Digest – Dikirim langsung ke kotak masuk Anda.
Penulis adalah penulis ‘Think Big’, profesor di London School of Economics dan direktur pendiri The Inclusion Initiative
Ketika generasi kolega yang berbeda berkumpul untuk mendiskusikan ide dan mengambil keputusan, potensi konflik biasanya selalu ada.
Namun ada satu hal yang disepakati oleh Gen Z, generasi milenial, Gen X, dan generasi boomer: bahwa rapat sering kali tidak produktif, tidak menyenangkan, dan memakan waktu.
Di dalam penyelidikan Seperti yang saya dan rekan saya Daniel Jolles lakukan untuk Inisiatif Inklusi London School of Economics, kami bertanya kepada lebih dari 3.400 pekerja profesional tentang pengalaman mereka dalam rapat. Mereka menemukan bahwa 35 persen pertemuan tidak produktif, sebuah penilaian yang konsisten di semua kelompok umur.
Responden merasa bahwa suara yang paling keras berbicara terlalu lama dan tidak bermakna. Penelitian kami menemukan bahwa Generasi X (sekarang berusia 40-an dan 50-an) paling banyak berbicara; Generasi Z, kelompok termuda di tempat kerja, berusia dua puluhan, adalah yang paling sedikit. Tiga perempat pertemuan tidak melibatkan suara generasi Z. Dan ketika orang-orang lanjut usia berbicara, hal tersebut menciptakan “air terjun” yang menenggelamkan kontribusi rekan-rekan yang lebih muda.
Gesekan antargenerasi ini merupakan sebuah masalah, dan bukan hanya bagi rasa harga diri karyawan muda. Penelitian kami menunjukkan bahwa biaya tahunan dari pertemuan yang tidak produktif akibat jam kerja yang terbuang dapat mencapai sekitar $259 miliar di seluruh Amerika Serikat—yaitu sekitar $9,6 juta untuk sebuah organisasi yang mempekerjakan 2.500 orang. Membiarkan rapat didominasi oleh generasi yang paling berisik dapat berarti perusahaan kehilangan ide dan perspektif baru.
Jadi apa yang dapat dilakukan perusahaan untuk memanfaatkan potensi pertemuan kelompok? Dengan mengikuti beberapa mantra penting dan memanfaatkan potensi kecerdasan buatan, mereka dapat mendobrak dinamika kekuatan yang sudah mendarah daging dan kebiasaan tidak mendengarkan untuk mendapatkan hasil maksimal dari semua orang yang hadir.
Agar benar-benar inklusif, kami menemukan bahwa para pemimpin harus mengambil tiga pendekatan. Mereka harus menunjukkan bahwa kontribusi mereka dihargai. Mereka harus memanfaatkan ide semua orang. Dan yang terakhir, mereka harus terbuka terhadap perspektif baru.
Ini lebih mudah diucapkan daripada dilakukan. AI dapat membantu memperjelas beberapa kebiasaan buruk yang kita bawa ke rapat. Alat pemrosesan bahasa alami dapat menandai, misalnya, apakah suara tertentu dominan dan mengingatkan ketua rapat akan dinamika yang bermasalah, termasuk generasi atau kelompok yang terlalu terwakili.
Alat-alat sedang dikembangkan yang akan memberi kita dorongan selama rapat, dengan mengatakan, misalnya, bahwa ada satu orang yang mendominasi diskusi dalam 10 menit terakhir. Untuk saat ini, hal yang paling umum adalah mengizinkan presiden bertanya kepada sesama AI yang paling banyak berbicara.
Transkripsi AI membantu memastikan bahwa suara yang lebih pelan (atau lebih muda) direkam dan direfleksikan nantinya. Hal yang sama berlaku untuk kontribusi yang dibuat dalam fungsi obrolan bagi mereka yang merasa tidak aman secara langsung.
Meskipun tidak ada teknologi yang dapat memaksa kita untuk mendengarkan, AI dapat membuat kita lebih sadar akan kecenderungan untuk memprioritaskan agar suara kita didengar.
Saat merangkum kontribusi selama rapat, alat AI seperti asisten rapat Fathom AI atau Grain dapat mendorong peserta untuk merenung dan fokus berbicara hanya ketika mereka ingin mengatakan sesuatu; Lagi pula, siapa yang ingin mendengar pernyataan biasa-biasa saja mereka diulangi? AI Generatif juga dapat menyarankan pertanyaan lanjutan untuk menggali lebih dalam, memungkinkan diskusi berkualitas lebih tinggi dan mendorong suara-suara yang lebih tenang untuk memperluas ide-ide mereka.
Hal ini mungkin lebih baik bagi kita semua, mengubah pertemuan “talk shop” menjadi forum strategis di mana ide-ide dibagikan dan disempurnakan.
Rapat inklusif, di mana setiap orang merasa terlibat tanpa memandang generasinya, dikaitkan dengan kinerja karyawan yang lebih baik. Menurut penelitian kami, para eksekutif yang mengatakan pertemuan penting terakhir mereka bersifat inklusif cenderung melaporkan kinerja keuangan yang lebih baik di perusahaan mereka. Yang paling mengejutkan, 86 persen karyawan yang mengatakan hal yang sama merasa bahagia dengan pekerjaannya, dibandingkan dengan 56 persen yang mengalami pertemuan yang tidak inklusif.
Untungnya, penelitian kami menunjukkan bahwa rapat yang mendorong setiap orang untuk berbicara memiliki durasi yang sama dengan rapat lainnya.
Ini adalah hari-hari awal memberi AI posisi di meja perundingan. Saya mendorong siapa pun yang memimpin rapat untuk bereksperimen dan menemukan apa yang cocok untuk Anda.
Namun jika AI memenuhi janjinya, AI bisa menjadi salah satu suara yang paling dihargai di ruang rapat. Bagaimanapun juga, suara yang paling kuat belum tentu yang paling keras; seringkali hal ini merupakan cara terbaik untuk menyaring kecerdasan kolektif menjadi pengetahuan praktis.
