Saat Anda bersiap untuk bergerak, Anda dapat menemukan a kelompok dokumen kertas. Kartu liburan, sewa, surat, dokumen pajak, catatan, coretan, apa pun, benar -benar dapat menumpuk dari waktu ke waktu. Jika pilihan Anda hanya “Keep” atau “sampah”, mungkin sulit untuk melepaskannya, bahkan jika Anda memilih salah satu yang paling bentuk yang bertanggung jawab untuk menyingkirkan barang -barang mereka. Digitalisasi membuat keputusan ini lebih mudah dengan menambahkan opsi ketiga: membuat versi virtual untuk tahanan dan mengucapkan selamat tinggal pada dokumen fisik.
Saat ini, digitalisasi hanya membutuhkan smartphone atau tablet, tetapi ingin mengoptimalkan proses sambil mengurangi risiko kehilangan data.
Putuskan apa yang harus dilakukan dengan surat -surat Anda
Dalam pengalaman saya, dan saya telah mendigitalkan kotak dalam kotak dokumen selama enam bulan terakhir, hanya ada beberapa jenis catatan yang layak disimpan dengan tangan setelah membuat versi digital. Ini adalah dokumen pemerintah asli, perjanjian hukum seperti wasiat atau sewa saat ini, elemen yang mungkin kehilangan bentuk atau makna ketika mereka direduksi menjadi gambar di layar, dan apa pun yang ingin Anda tunjukkan di rumah Anda.
Tentu saja, akan ada pengecualian. Anda dapat memutuskan untuk meluncurkan setiap kartu ulang tahun, tetapi tetap yang dikirim nenek Anda sebelum mati. Atau mungkin hanya terasa lebih baik untuk mempertahankan salinan cetak dari setiap dokumen fiskal, meskipun IRS mengatakan bahwa itu umumnya Melepaskannya setelah tiga tahun. Anda melakukannya.
Apa yang Anda perlukan untuk memulai
Setelah memutuskan nasib dokumen Anda, Anda bisa mulai bekerja. Setidaknya, Anda akan memerlukan perangkat seluler dan permukaan yang rata dan bersih sebagai meja. Sementara itu secara teknis cukup untuk melakukan pekerjaan itu, saya juga merekomendasikan memiliki komputer, cara mentransfer file di antara perangkatnya (seperti kabel, pesawat atau penyimpanan cloud), perangkat lunak pengeditan gambar dan setidaknya satu unit cadangan.
Jika Anda memiliki tumpukan yang sangat luar biasa, Anda mungkin ingin mempertimbangkan untuk membeli atau meminjam pemindai untuk membantu. Pemindai yang datang dengan pengumpan dapat dengan cepat memindai banyak dokumen secara bersamaan alih -alih membuatnya satu per satu, dan sebagian besar pemindai dapat menyimpan gambar langsung di komputer mereka atau di penyimpanan cloud mereka. Memulai pemindai yang terutama dipahami untuk dokumen dapat berharga sekitar $ 100 hingga $ 500, tergantung pada karakteristik dan kapasitasnya. Pemindai yang menangani gambar berkualitas tinggi bisa lebih mahal.
Secara pribadi, setelah menggunakan pemindai di nasional, profesional dan lingkungan akademik, saya pikir mereka Bagus untuk Pekerjaan FileTetapi mereka dibesar -besarkan untuk kebutuhan digitalisasi kebanyakan orang. Saya telah menggunakan ponsel saya untuk proyek digitalisasi saya sendiri dan saya tidak menyesalinya.
Digitalisasi dengan kamera ponsel Anda
Ada tiga cara mudah untuk menangkap gambar digital dari kertas apa pun menggunakan ponsel Anda: dengan aplikasi kameranya, aplikasi pemindaian -dalam atau aplikasi pemindaian bagian ketiga. Saya menggunakan apa yang paling tepat, tergantung pada apa rencana saya untuk salinan digital.
Meskipun cenderung lebih akrab dengan aplikasi kameranya, itu tidak bagus untuk dokumen teks dan khususnya rumit untuk beberapa halaman. Yang mengatakan, saya suka menggunakan aplikasi kamera dan aplikasi seni saya yang biasa karena Anda membuat file gambar yang dapat diedit yang dapat saya atur dengan label.
Sementara itu, aplikasi pemindaian biasanya hanya keluar PDF. Saya menggunakan metode ini untuk dokumen teks seperti sewa dan catatan keuangan. Baik iOS dan Android termasuk alat pemindaian built -in yang cukup mampu mengubah dokumen apa pun menjadi PDF. Di ponsel android, gunakan Aplikasi drive; Dengan iPhone, Anda dapat menggunakan Entah file atau aplikasi catatan. Semua ini memungkinkan Anda untuk menyimpan ponsel Anda di atas kertas dan menunggu; Aplikasi menjelaskan halaman dan secara otomatis membuat file.
Ada juga serangkaian aplikasi pihak ketiga yang menawarkan karakteristik tambahan untuk menangkap, mengedit, dan menyimpan PDF. Jika Anda menginginkan lebih banyak opsi daripada unit, catatan atau file yang dapat Anda berikan, mungkin berguna untuk memverifikasi apa yang ada.
Cara terbaik untuk mendigitalkan gambar
Tempatkan dokumen datar Anda di ruang yang diterapkan dengan baik tanpa bayangan. Meskipun bobot jika perlu, tetapi cobalah untuk tidak memblokir sesuatu yang penting.
Pengetahuan ensiklopedis tentang sudut kamera tidak akan menjadi masalah di sini. Simpan telepon datar dan level Anda di dokumen Anda, tanpa meluncurkan bayangan di halaman. Saya juga merekomendasikan memotong foto Anda segera untuk menghemat waktu dan membuat gambar lebih mudah dilihat di tampilan sebelumnya saat mengorganisir. Jika Anda menangkap kartu, Anda dapat memotret sampul dan interior secara terpisah, kemudian gunakan perangkat lunak pengeditan gambar untuk menggabungkannya dalam satu file.
Jika Anda telah membuat gudang dokumen digital di ponsel Anda dan Anda berpikir untuk meninggalkannya di sana, jangan. Itu seperti menyembunyikan akta kelahiran Anda di folder di jendela yang terbuka dan percaya untuk tidak berbalik. Untuk mengurangi risiko, transfer dokumen digital Anda ke komputer, unit cadangan dan / atau penyimpanan cloud. Terlepas dari kemajuan dalam teknologi penyimpanan, kehilangan data masih terjadi, dan lebih aman untuk menyimpan file -file penting mereka di setidaknya dua lokasi jika terjadi sesuatu pada salah satunya.
Jika Anda menggunakan Google Drive untuk memindai dokumen Anda, Anda telah secara otomatis mendukungnya ke cloud. Untuk mengirim dokumen -dokumen tersebut ke perangkat lain yang tidak memiliki akses ke unit Google Anda, Anda dapat mengunduhnya menggunakannya Google Takeout.
Jika Anda menggunakan file atau catatan di iOS, Anda dapat memverifikasi untuk memastikan bahwa file Anda didukung ke iCloud yang akan terjadi Pengaturan > [your name] > ICloud. Jika Anda menggunakan file dan ingin mengirim file -file itu ke tempat lain, sentuh Tiga poin Di kanan atas, hits MemilihPilih file yang ingin Anda transfer dan menyentuh Bagikan ikon Di kiri bawah (kotak dengan panah ujung ke atas). Jika Anda menggunakan catatan, sentuh catatan yang ingin Anda transfer dan pilih Catatan bersama. Kemudian pilih metode pertukaran pilihan Anda dan kirimkan.
Di mana pun file Anda, komputer, perangkat seluler atau penyimpanan cloud, Anda harus benar -benar mengaturnya sehingga Anda dapat menemukannya nanti. Jika Anda sudah memiliki sistem yang cocok untuk Anda, hebat. Tetapi jika Anda memerlukan strategi, saya sarankan membuat folder tingkat yang lebih tinggi seperti “kartu” dan “catatan” yang menggambarkan kategori terluas dalam koleksi Anda. Di dalamnya, buat folder yang lebih spesifik, seperti “sewa” dan “identifikasi.” Saat Anda mencapai folder level bawah di mana file asli tinggal, cobalah untuk memberi nama mereka secara konsisten. Jika Anda benar -benar ingin menjadi keras, Anda dapat menambahkan label dan metadata lainnya ke file Anda.
Penting untuk dipahami bahwa tujuan di sini bukan untuk sepenuhnya menghilangkan apa pun yang dapat dianggap gangguan, adalah untuk menemukan solusi yang efisien untuk mengelola elemen yang kami kumpulkan saat kami menjalani kehidupan kami. Adalah baik untuk mempertahankan elemen yang signifikan dan membuat evaluasi nilainya dari waktu ke waktu. Lagi pula, tenggelam dalam lautan dokumen bisa jadi buruk, tetapi menjalani kehidupan tanpa makna dan kenangan bisa menjadi lebih buruk.
